بخش پنجم: مهارت کلیدی ارتباط موثر
مقدمه:
در دنیای پیچیده و پویای امروز، مهارت های ارتباطی موثر، به عنوان یکی از مهمترین مهارت های کلیدی برای مدیران و رهبران در هر سطحی از سازمان، شناخته می شوند.
توانایی برقراری ارتباط واضح، مختصر و دقیق با دیگران به صورت شفاهی و کتبی، رمز موفقیت در تعامل با کارکنان، مشتریان، ذینفعان و سایر افراد است.
در این مقاله، به بررسی ابعاد مختلف مهارت های ارتباطی موثر، از جمله تعریف، اهمیت، سطوح بلوغ، ارتباط با رشد و توسعه مدیران، مدیریت استعدادهای سازمانی، عملکرد سازمانی و راهکارهای عملی برای توسعه این مهارت، می پردازیم.
تعریف:
مهارت های ارتباطی موثر، مجموعه ای از توانایی ها و دانش ها هستند که افراد را قادر می سازد تا:
- پیام خود را به طور واضح، مختصر و دقیق به دیگران منتقل کنند.
- به طور فعال به صحبت های دیگران گوش دهند و آنها را درک کنند.
- از زبان بدن، لحن صدا و کلمات مناسب برای انتقال پیام خود استفاده کنند.
- در شرایط مختلف و با افراد مختلف، به طور موثر ارتباط برقرار کنند.
- بازخوردها را به طور سازنده دریافت و به آنها عمل کنند.
آمار و ارقام:
- مطالعات موسسه McKinsey & Company نشان می دهد که ۷۰ درصد از مدیران معتقدند که مهارت های ارتباطی موثر برای موفقیت آنها ضروری است. (منبع: https://www.mckinsey.com/featured-insights/themes/how-to-communicate-better)
- تحقیقات موسسه Gallup نشان می دهد که مدیران با مهارت های ارتباطی قوی، ۱۲ درصد بیشتر از مدیران دیگر، کارکنان خود را درگیر کار می کنند. (منبع: https://www.gallup.com/workplace/349484/state-of-the-global-workplace.aspx)
- مطالعه دانشگاه کالیفرنیا، برکلی نشان می دهد که ۹۳ درصد از استخدام کنندگان، مهارت های ارتباطی را مهمترین معیار در انتخاب افراد برای مشاغل مدیریتی می دانند. (منبع: https://hr.berkeley.edu/topics/communication-0)
سطوح بلوغ:
برای سنجش و ارزیابی سطح بلوغ مهارت های ارتباطی موثر، می توان از یک مدل چهار مرحله ای استفاده کرد:
مرحله ۱: مبتدی:
- در این مرحله، فرد در برقراری ارتباط با دیگران مشکل دارد.
- پیام خود را به طور واضح بیان نمی کند.
- به طور فعال به صحبت های دیگران گوش نمی دهد.
- از زبان بدن، لحن صدا و کلمات مناسب استفاده نمی کند.
- در برابر بازخوردها حالت تدافعی می گیرد.
مصادیق رفتاری:
- صحبت کردن بدون وقفه
- عدم توجه به صحبت های دیگران
- استفاده از کلمات نامناسب
- عدم توانایی در درک احساسات دیگران
- عدم تمایل به دریافت بازخورد
مرحله ۲: متوسط:
- در این مرحله، فرد می تواند تا حدودی با دیگران ارتباط برقرار کند.
- پیام خود را به طور نسبی واضح بیان می کند.
- به صحبت های دیگران گوش می دهد، اما ممکن است در درک کامل آنها مشکل داشته باشد.
- از زبان بدن، لحن صدا و کلمات مناسب تا حدی استفاده می کند.
- در برابر بازخوردها تا حدی پذیرا است.
مصادیق رفتاری:
- صحبت کردن به طور متناوب
- توجه به صحبت های دیگران تا حدی
- استفاده از کلمات نسبتاً مناسب
- توانایی در درک برخی از احساسات دیگران
- تمایل به دریافت بازخورد تا حدی
مرحله ۳: پیشرفته:
- در این مرحله، فرد می تواند به طور موثر با دیگران ارتباط برقرار کند.
- پیام خود را به طور واضح، مختصر و دقیق بیان می کند.
- به طور فعال به صحبت های دیگران گوش می دهد و آنها را درک می کند.
- از زبان بدن، لحن صدا و کلمات مناسب به طور کامل استفاده می کند.
- در برابر بازخوردها پذیرا است و از آنها برای بهبود مهارت های خود استفاده می کند.
مصادیق رفتاری:
- صحبت کردن به طور موثر و مختصر
- توجه کامل به صحبت های دیگران
- استفاده از کلمات کاملاً مناسب
- توانایی در درک کامل احساسات دیگران
- تمایل به دریافت بازخورد و استفاده از آنها برای بهبود مهارت های خود
- ارائه بازخورد سازنده به دیگران
- حل تعارضات به طور موثر
مرحله ۴: متخصص:
- در این مرحله، فرد به عنوان یک متخصص در زمینه ارتباطات شناخته می شود.
- می تواند در هر شرایطی با هر فردی به طور موثر ارتباط برقرار کند.
- از مهارت های ارتباطی خود برای ایجاد انگیزه در دیگران، رهبری تیم ها و رسیدن به اهداف سازمانی استفاده می کند.
مصادیق رفتاری:
- توانایی برقراری ارتباط با هر فردی، صرف نظر از پیشینه یا موقعیت او
- استفاده از مهارت های ارتباطی برای ایجاد انگیزه در دیگران، رهبری تیم ها و رسیدن به اهداف سازمانی
- حل تعارضات به طور خلاقانه و موثر
- ارائه مربیگری و آموزش به دیگران در زمینه مهارت های ارتباطی
ارتباط با رشد و توسعه مدیران:
مهارت های ارتباطی موثر، نقشی اساسی در رشد و توسعه مدیران ایفا می کنند. مدیران با این مهارت ها می توانند:
- اهداف و انتظارات خود را به طور واضح به کارکنان خود منتقل کنند.
- بازخوردهای سازنده به کارکنان خود ارائه دهند.
- کارکنان خود را درگیر کار و تصمیم گیری ها کنند.
- تیم های خود را به طور موثر رهبری کنند.
- تعارضات را به طور سازنده حل کنند.
ارتباط با مدیریت استعدادهای سازمانی:
مهارت های ارتباطی موثر، یکی از مهمترین معیارها در هنگام استخدام و ارتقای مدیران است. سازمان هایی که به دنبال جذب و پرورش مدیران با استعداد هستند، باید به این مهارت توجه ویژه ای داشته باشند.
ارتباط با افزایش عملکرد سازمانی:
مطالعات متعددی نشان داده اند که وجود مهارت های ارتباطی موثر در بین مدیران و کارکنان، به طور مستقیم با افزایش عملکرد سازمانی مرتبط است. سازمان هایی که در آنها افراد به طور موثر با یکدیگر ارتباط برقرار می کنند، از مزایای زیر بهره مند می شوند:
- افزایش بهره وری
- کاهش غایبت کارکنان
- افزایش رضایت شغلی
- بهبود روحیه تیمی
- افزایش نوآوری
- بهبود کیفیت محصولات و خدمات
راهکارهای عملی برای توسعه مهارت های ارتباطی:
- شرکت در دوره های آموزشی: دوره های آموزشی متعددی در زمینه مهارت های ارتباطی موثر وجود دارد که می تواند به شما در ارتقای این مهارت ها کمک کند.
- مطالعه کتاب ها و مقالات: کتاب ها و مقالات زیادی در زمینه مهارت های ارتباطی موثر نوشته شده است که می تواند به شما در یادگیری این مهارت ها کمک کند.
- تمرین: بهترین راه برای یادگیری هر مهارتی، تمرین است. سعی کنید در هر فرصتی که پیش می آید، از مهارت های ارتباطی خود استفاده کنید و از بازخوردهای دیگران برای بهبود آنها استفاده کنید.
- مشاهده و یادگیری از دیگران: به افراد با مهارت های ارتباطی قوی توجه کنید و سعی کنید از آنها یاد بگیرید.
- مربیگری: می توانید از یک مربی یا مشاور برای کمک به شما در توسعه مهارت های ارتباطی خود استفاده کنید.
مسیر توسعه ای:
توسعه مهارت های ارتباطی موثر، یک فرآیند مستمر است که نیاز به تلاش و تعهد دارد. در اینجا یک مسیر توسعه ای چهار مرحله ای برای ارتقای این مهارت ها ارائه شده است:
مرحله ۱: ارزیابی:
- نقاط قوت و ضعف خود را در زمینه مهارت های ارتباطی ارزیابی کنید.
- می توانید از تست ها، پرسشنامه ها یا نظرسنجی ها برای این کار استفاده کنید.
مرحله ۲: تعیین اهداف:
- اهدافی را برای خود در زمینه ارتقای مهارت های ارتباطی تعیین کنید.
- این اهداف باید SMART (خاص، قابل اندازه گیری، قابل دستیابی، مرتبط و زمان دار) باشند.
مرحله ۳: برنامه ریزی:
- برای رسیدن به اهداف خود برنامه ریزی کنید.
- مشخص کنید که چه اقداماتی باید انجام دهید و چه منابعی نیاز دارید.
مرحله ۴: اجرا و ارزیابی:
- برنامه خود را اجرا کنید.
- به طور مرتب پیشرفت خود را ارزیابی کنید و در صورت نیاز تغییراتی در برنامه خود ایجاد کنید.
جمع بندی:
مهارت های ارتباطی موثر، یکی از مهمترین مهارت های کلیدی برای مدیران و رهبران در هر سطحی از سازمان است. این مهارت ها به افراد کمک می کند تا با دیگران به طور واضح، مختصر و دقیق ارتباط برقرار کنند، به طور فعال به صحبت های دیگران گوش دهند و آنها را درک کنند، از زبان بدن، لحن صدا و کلمات مناسب برای انتقال پیام خود استفاده کنند و در شرایط مختلف و با افراد مختلف، به طور موثر ارتباط برقرار کنند.
وجود مهارت های ارتباطی موثر در بین مدیران و کارکنان، به طور مستقیم با افزایش عملکرد سازمانی مرتبط است. سازمان هایی که در آنها افراد به طور موثر با یکدیگر ارتباط برقرار می کنند، از مزایای متعددی مانند افزایش بهره وری، کاهش غایبت کارکنان، افزایش رضایت شغلی، بهبود روحیه تیمی، افزایش نوآوری و بهبود کیفیت محصولات و خدمات بهره مند می شوند.
توسعه مهارت های ارتباطی موثر، یک فرآیند مستمر است که نیاز به تلاش و تعهد دارد. با استفاده از راهکارهای عملی ارائه شده در این مقاله، می توانید مهارت های ارتباطی خود را ارتقا دهید و به یک مدیر یا رهبر موفق تبدیل شوید.
منابع:
- McKinsey & Company: How to communicate effectively
- Gallup: State of the American Workplace
- Harvard Business School: The Making of a Great Leader
- PwC: The CEO Survey 2023
- McKinsey & Company: Problem Solving: A Practical Guide for Managers
- Gartner: 7 Reasons Why Your Decision-Making Process Is Broken
- Harvard Business Review: How to Master Your Time and Energy
- PwC: Time Well Spent: How Top Executives Manage Their Time
- McKinsey & Company: Critical Thinking for Leaders
- IBM: Creativity: The New Competitive Advantage
امیدوارم این مقاله برای شما مفید بوده باشد!
